Automatizace účtů

Znáte své náklady na závazky na jednu fakturu?

Institut finančního managementu (IOFM) zjistil, že bez automatizace účtů se náklady pohybují v rozmezí 16 EUR na fakturu. To platí v případě, že nemáte žádnou automatizaci faktur a váš tým zpracovává < 20 000 faktur na jedno pracoviště. To ještě nezahrnuje náklady na váš účetní / ERP systém, náklady na fyzické dokumenty, jako jsou šeky, a velmi značné úsilí mimo tým účetních závazků, s nímž se setkávají zaměstnanci a manažeři při jejich schvalování. To vše přichází navíc.

Znáte další skryté náklady na zaměstnance a schvalování faktur vedle týmu účetních?

Vytvoření obchodního případu je pro tým účetních závazků obvykle velmi obtížné. Je téměř nemožné přesně vyčíslit čas mimo jejich oddělení, který zaměstnanci a manažeři stráví vyhledáváním původní osoby, která zboží nebo služby požadovala. Dost často musí zaměstnanec diskutovat s dodavatelem, aby skutečně zjistil, zda je faktura správná. Mezitím účetní nemá žádnou odpověď a musí strávit další čas sháněním informací. Celá tato komunikace tam a zpět ubírá firmě drahocenný čas a často je podstatně nákladnější než náklady uvnitř oddělení závazků. V závislosti na výši platu schvalovatelů se typické dodatečné náklady na jednu fakturu pohybují mezi 18 a 27 EUR, což se přidává k typickým nákladům 16 EUR uvnitř oddělení závazků. Celkové náklady na jednu fakturu bez plné bezproblémové automatizace nákupů a plateb se tak mohou snadno vyšplhat na 34 až 43€. 

Dalším klíčovým ukazatelem výkonnosti pro analýzu úrovně vaší výkonnosti je, jaké procento faktur je zpracováno zcela automaticky bez lidské práce v oddělení závazků. Pokud jste v současné době na úrovni nižší než 90 %, měli byste přejít na moderní end-to-end řešení pro nákup a platbu, jako je ebidtopay. Čistě řešení pro automatizaci faktur, která pouze digitalizují faktury a získávají informace, řeší pouze symptomy problému.

Musíte se zabývat základní příčinou, že byste měli platit pouze faktury, které mají řádnou objednávku, a že byste měli spolupracovat pouze s dodavateli, kteří jsou spolehliví a snaží se vám posílat faktury, které odpovídají vaší objednávce. V opačném případě nakonec platíte příliš mnoho, akceptujete maverick spending a nejste schopni masivně poptávat ty dodavatele, kteří skutečně splňují vaše požadavky. Podívejte se na naši kalkulačku návratnosti investic, která vám umožní pohrát si s čísly a získat konkrétní představu o návratnosti investic a návratnosti investice do moderního end-to-end nákupního řešení.

57 % společností se stále řídí částečně ručním zaúčtováním závazků ve stylu ERP, což činí vaši společnost zranitelnou vůči podvodům se závazky

Kybernetická kriminalita vzkvétá. Pokud nemáte zaveden systém jako ebidtopay pro automatizaci nákupů a plateb od konce do konce a správu kmenových dat dodavatelů, riziko podvodu se rok od roku výrazně zvyšuje. Výzkum společnosti EY ukázal, že organizace s manuálními procesy zpracování závazků jsou některé z nich náchylnější k podvodům s pohledávkami. V roce 2021 zaznamenaly organizace celosvětově ztráty způsobené podvody s účetními závazky ve výši více než 11 miliard EUR.